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Lavoro

MAIL IN UFFICIO/ Come può l'impresa conservare la posta ricevuta e inviata dei dipendenti?

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La problematica - che evidentemente si pone anche (e soprattutto) nei confronti dei dipendenti in forza - non appare superabile con il solo accordo sindacale (che il Garante non cita, ma che riterrei a questo punto necessario). Sembra piuttosto che, anche sotto tale profilo, debba intervenire una policy, che limiti le possibilità di trattamento e consultazione dei dati da parte del datore di lavoro, in maniera tale da evitare forme di "controllo massivo, prolungato e indiscriminato". Egualmente va risolta con adeguata policy l'ulteriore questione, pure sollevata dal Garante, della "legittima aspettativa del lavoratore, o di terzi, alla confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione". 

Il riferimento è alle e-mail di carattere personale, che la maggior parte della aziende non vietano espressamente, o addirittura espressamente consentono. Per queste vanno, in effetti, adottate modalità che ne assicurino la separazione, rispetto alle e-mail aventi a oggetto l'attività lavorativa, in maniera tale da assicurarne la riservatezza. In tal caso, infatti, non si giustifica l'accesso ai dati da parte dell'azienda; né può dirsi lecita la conservazione dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

Anche il recente provvedimento del Garante, dunque, conferma come, con le nuove tecnologie, la gestione della posta elettronica costituisca - unitamente agli altri strumenti che rendono possibile forme di "controllo a distanza" - una materia particolarmente sensibile per le imprese, per le quali è alto il rischio di incorrere in violazione delle discipline vigenti, severamente sanzionate, e che dunque richiedono l'adozione di misure che, però, non sono sempre facilmente identificabili.

È quindi necessario che ogni datore di lavoro proceda - con metodo per molti versi simile a quello imposto per la tutela della salute (d.lgs. n. 81/2008) - a una preventiva analisi degli strumenti utilizzati e delle criticità che gli stessi pongono, per poi programmare e attuare tutte le necessarie procedure e "misure di sicurezza", al fine di contemperare le esigenze organizzative con la necessità di rispetto delle discipline in materia di rapporti di lavoro e privacy. Il tutto tenendo presente che le norme di riferimento - già in sé di non facile applicazione - sono in evoluzione. 

È infatti formalmente entrato in vigore il nuovo Regolamento europeo in materia (n. 2016/679) pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione nel maggio scorso, che diventerà definitivamente applicabile in via diretta in tutti i Paesi Ue - e quindi anche in Italia - a partire dal 25 maggio 2018. C'è, dunque, da attrezzarsi non solo per l'esistente, ma anche in vista delle probabili novità.

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