CONSIGLI NON RICHIESTI/ Riunioni e negoziazioni, 10 utili mosse

- Luca Brambilla

I legami sono importanti anche nella vita di un’impresa, attraverso negoziazioni e riunioni. Dieci utili consigli sull’argomento

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Ognuno di noi può vantare una moltitudine di relazioni da cui deriva gran parte della nostra felicità e del nostro benessere, sia in campo lavorativo che sentimentale. Per curare al meglio le proprie relazioni ci si può aiutare con una metodologia che insegni a toccare i tasti giusti per creare, da un semplice incontro, una sinfonia gradevole ed evitare quindi di stonare fin dalle prime note, interrompendo il rapporto sul nascere.

Robin Dreeke dirige la sezione “Analisi del comportamento” all’interno del servizio di controspionaggio dell’FBI e grazie al suo lavoro è diventato un esperto nel costruire relazioni. Secondo Dreeke, per stabilire un legame occorre affrontare 10 passi. Li ho voluti approfondire e ampliare al fine di creare un pratico vademecum che indicasse come favorire il rapporto con una persona, sempre che ci interessi veramente farlo.

1) Fissate un limite di tempo. Il punto di partenza è che nessuno ha piacere a restare intrappolato in una conversazione con un estraneo. Il fastidio che si prova durante certe conversazioni, sia in campo business che privato, è legato principalmente al fatto che non sappiamo quando termineranno. Per risolvere il problema e stabilire un rapporto basta far capire all’altro che si tratta di una questione da poco, e che la chiacchierata terminerà a breve. Questa regola è particolarmente utile quando state per iniziare una riunione. All’inizio dite subito quanto volete che duri e qual è lo scopo principale del vostro incontro. Le riunioni sono “management in azione” e quindi se rispettate il tempo del vostro interlocutore lui rispetterà voi.

2) Sincronizzate parole e linguaggio corporeo, e trasmettete un messaggio non minaccioso. Un semplice sorriso è la tecnica non verbale più potente; quando entrate in uno spazio con tanti invitati che non conoscete, siete attratti da chi sembra irritato o da chi sorride? È necessario tuttavia allenarsi a mostrare un sorriso per il giusto lasso di tempo, evitando di mantenere costantemente una paresi facciale a trentadue denti, perché si finirebbe con il risultare imbalsamati o, peggio ancora, falsi. Sopratutto nelle negoziazioni occorre formarsi per far comprendere che, anche se si è duri nel dire no a un contenuto, il rapporto personale rimane positivo. In sintesi quindi un sorriso apre mille porte.

3) Parlate lentamente. Esprimersi velocemente fa sembrare nervosi e irritabili; le persone disturbate a livello emotivo parlano velocemente, mentre chi è sicuro di sé parla lentamente. Questa capacità risulta ancora più utile nel caso in cui ci sia un conflitto verbale in atto, perché invita, in maniera inconscia, l’altro ad abbassare il tono della voce e a rilassarsi. Anche questa semplice tecnica la faccio adoperare molto ai miei clienti quando devono dare un feedback non positivo al loro team. Parlando lentamente infatti ci si tranquillizza e si viene percepiti più disponibili a entrare nel merito delle questioni. 

4) Chiedete aiuto. Una piccola richiesta, semplice e che non comporti impegni o rischi, porta istintivamente a stabilire un legame con la persona a cui ci si è rivolti. Non esiste un mezzo più efficace per stimolare azioni, informazioni e confidenze che chiedere aiuto e simpatia. In questo caso il consiglio è quello di chiedere un piccolo suggerimento per dare importanza all’interlocutore. Il momento migliore per chiedere aiuto ad esempio è quello di chiedere il parere delle persone al tavolo di una riunione prima di dire la propria, soprattutto se si è i responsabili.

5) Mettete da parte il vostro ego. Evitate di correggere chi avete di fronte, o di trasmettere l’impressione che sappiate agire meglio degli altri. Occorre che venga sempre più usato il motto “Ego-less” e che l’ascolto e le domande sinceramente interessate siano due fasi imprescindibili e precedenti al nostro intervento propositivo. Esattamente come si evince dal Metodo O.D.I. ® (Osserva, Domanda, Intervieni) che indica i tre passaggi per una comunicazione strategica. In un mondo sempre più complesso occorre imparare ad agire usando metodologie ben delineate senza affidarsi quindi al solo istinto.

6) Date valore agli altri. Anche in questo caso la strategia migliore è l’ascolto, evitando commenti, riflessioni o, ancora peggio, giudizi. Lo sforzo è quello di entrare nella scala dei valori del nostro interlocutore per guardare il mondo dalla sua angolazione. Siate sempre pronti a elencare i meriti dei vostri collaboratori. Spesso le persone non sono neanche consapevoli dei talenti che hanno finché qualcuno non glieli mostra.

7) Chiedete come, quando e perché. Fare domande aperte è una delle regole dei grandi intervistatori e dei grandi conversatori. Domande generali richiedono risposte articolate e permettono così agganci e nuove domande. Attenzione, tuttavia, a non abusare della domanda “perché?”, visto che in molti casi è considerata indagatoria. Più strategico è sostituirla con espressioni del tipo “come mai?”.

8) Quid pro quo. Non tutti sono abituati a parlare, o, comunque, può capitare che la vostra capacità di ascolto metta in risalto quante informazioni il vostro interlocutore vi sta effettivamente fornendo. Per rianimare la comunicazione è bene dunque che forniate anche voi un pezzetto di informazione che vi riguarda. Trovate quindi un terreno comune mettendo in condivisione elementi utili per costruire una relazione, senza toccare fin da principio argomenti particolarmente spinosi. In una negoziazione infatti spesso capita di costruire una cornice di valori dentro cui poi iniziare a costruire gli accordi sui punti più spinosi.

9) Offrite qualcosa. La reciprocità è una caratteristica profondamente insita nel genere umano; se offrite qualcosa a qualcuno, questo si sentirà in dovere di restituirvi il favore. Non è importante che si tratti di un oggetto o di un complimento e neanche il suo valore. Quel che conta è l’atto di dare a un’altra persona qualcosa di proprio. La legge della reciprocità enunciata da Cialdini rimane una delle strategie negoziali più efficaci ancora adesso. 

10) Gestire le vostre aspettative. L’aspetto più difficile in una comunicazione è imparare a gestire i propri pregiudizi e quindi instaurare un rapporto senza la pretesa di ottenere esattamente conferma di quel che si è dedotto da una semplice occhiata. Questo perché spesso non avviene questa conferma e quando viceversa accade probabilmente si è dentro alla situazione denominata “profezia che si auto-avvera”. Si tratta di un bias che ci spinge a trovare la conferma delle ipotesi nate dalla prima impressione che ci ha fatto una persona. Ancora una volta è utile quindi ricordare che la negoziazione più importante è con se stessi.

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