CONSIGLI NON RICHIESTI/ Le mosse per far funzionare le riunioni virtuali

- Daniele Chiesa

Le riunioni virtuali sono aumentate negli ultimi anni, ma non sempre sono momenti utili ed efficaci per la propria attività lavorativa

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Ho affrontato recentemente il tema di come comunicare a un pubblico, delle paure connesse, dell’importanza delle prove e della rilevanza dell’esperienza. Oggi, nella nostra quotidianità lavorativa, al classico public speaking si è affiancato anche il virtual public speaking e, di conseguenza, la capacità di essere efficaci parlando a un pubblico attraverso l’utilizzo della tecnologia.

Nelle organizzazioni, oggi, il principale mezzo di comunicazione utilizzato per comunicare simultaneamente sono le videoconferenze tramite piattaforme specifiche. La tecnologia permette da molti anni di poter essere in contatto con chiunque nel mondo in ogni momento, connessione e fuso orario permettendo.

Durante il periodo della pandemia, le ore spese in questo tipo di comunicazione sono aumentate vertiginosamente e oggi, in questo confuso “new normal”, le videoconferenze sono la quotidianità di molti lavoratori, con le annesse problematiche. La numerosità, l’utilità, la durata e l’efficacia emergono tra i problemi maggiori posti dalle “call”, come vengono chiamate nella maggior parte delle aziende senza più distinzione tra telefonate, videoconferenze, riunioni interne o esterne. Le organizzazioni stanno cercando di liberarsi dalla confusione che tanti strumenti di comunicazione e poca consapevolezza dell’uso degli stessi porta con sé.

Su numerosità e durata delle riunioni virtuali è importante fare riflessioni profonde nelle organizzazioni. Diverse ricerche narrano di lavoratori assediati da virtual meeting, spesso lunghi e a ciclo continuo. Finisco molto spesso le mie lezioni, specialmente quelle virtuali, chiedendo ai partecipanti se abbiano subito dopo una riunione. Puntualmente vedo molte mani alzarsi. Essendo io molto puntuale, significa che le persone hanno un minuto per disconnettersi dalla mia lezione ed entrare nella riunione successiva. Sessanta secondi per salutarsi, uscire da un flusso comunicativo, forse segnarsi qualche riflessione e prepararsi per la riunione successiva, forse aprire la documentazione necessaria ed essere pronti per una nuova comunicazione: in 60 secondi!

Personalmente conduco una crociata sulla necessità di pianificare, costruire e proteggere un “cuscinetto” di tempo tra una riunione e l’altra per poter gestire al meglio le informazioni degli incontri e non essere completamente assorbiti dai meeting. Nella realtà quello che succede è un ritardo perenne che porta a far slittare tutti gli impegni in agenda, entrare in riunioni già cominciate o dover sacrificare argomenti e temi per mancanza di tempo.

A questo affollamento di riunioni virtuali si aggiunge la capacità di rendere utili ed efficaci queste comunicazioni. Naturalmente non entro nel merito del contenuto tecnico delle riunioni, preferisco concentrarmi sulla preparazione delle stesse e sulla capacità di rendere coinvolgente un meeting.

Quando pensiamo di organizzare un meeting, dobbiamo partire dall’obiettivo e chiederci se organizzare un incontro sia necessario per raggiungere quell’obiettivo. Successivamente è importante chiedersi cosa vogliamo che le persone facciano una volta finito l’incontro e preparare la nostra comunicazione partendo da un obiettivo chiaro e specifico, che consiglio di condividere con i partecipanti. Bisogna che i partecipanti arrivino alle riunioni a mani piene e non, come spesso accade, senza la minima idea o un’idea vaga del motivo della convocazione. Fornire appropriato materiale ai partecipanti prima dell’incontro è un modo per rendere maggiormente efficace il meeting.

Strutturare l’incontro con tempistiche chiare e obiettivi condivisi è un altro modo per rendere utile una riunione. Terminare con la chiarezza di chi fa cosa e con che tempistiche rende concreto l’incontro, ricordandosi di lasciare almeno 10/15 minuti tra una riunione e l’altra.

L’efficacia delle riunioni virtuali passa anche attraverso la capacità di chi conduce nel coinvolgere chi ascolta. Secondo una ricerca di un’università inglese, il 70% delle persone partecipanti a un virtual meeting sta facendo altro. Un dato incredibile, ma facilmente spiegabile se pensiamo che il mezzo che utilizziamo per entrare in relazione con gli altri è lo stesso che ci distrae continuamente con notifiche di ogni genere. Certo possiamo chiedere di togliere le notifiche e c’è chi lo fa, ma non dipende da chi conduce se i partecipanti lo faranno o meno. Ciò che dipende da noi è la capacità di coinvolgere le persone negli incontri anche virtuali.

Dobbiamo cercare di coinvolgere i partecipanti con i canali comunicativi che il virtuale ci permette di usare. La nostra voce e la mimica facciale assumono un ruolo protagonista tramite telecamera e microfono. È necessario mettere molta energia nella voce e variare la nostra espressività per evitare l’effetto monotonia. Un buon modo per mantenere l’attenzione e coinvolgere i partecipanti in modo continuo, mantenendo una linearità che permetta a tutti di seguire il flusso comunicativo. È importante ricordarci inoltre che la voce assume ancora più importanza quando viene condiviso un documento, in quanto il documento in condivisione diventerà il protagonista visivo.

Come sempre non esiste una regola, ma tanti punti di attenzione e un focus importante: le persone a cui vogliamo comunicare qualcosa. Invece di chiedersi “come faccio a dire quello che ho bisogno di dire?”, una buona domanda da porsi è: “In che modo posso mettere le persone che partecipano nelle migliori condizioni di ascoltare?”.

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