Le email sono ormai uno strumento fondamentale nel lavoro, ma è importante riuscire a usarle in modo che siano alleate e non nemiche
L’anno nuovo è iniziato da poco e non sappiamo quali novità porterà. Ciò di cui siamo certi è che anche nel 2019 saremo subissati da email. Cogliamo quindi l’occasione per dare alcuni suggerimenti (non) richiesti su come usare le email come nostre alleate anziché come nostre nemiche.
Partiamo col dire che esistono due macro categorie principali di email: quelle destinate all’interno della società per la quale si lavora e quelle verso l’esterno, che siano essi clienti, fornitori, ecc. Per quanto riguarda la prima categoria, la strategia migliore che ho trovato per gestirla è quella di scrivere il contenuto essenziale nell’oggetto dell’email (e fin qui nulla di magico). L’email però non presenta nessun preambolo iniziale e finale, se non qualche parola chiave, come se fosse un messaggio dettato al telegrafo. Questa semplice operazione fa risparmiare nel corso dell’anno tantissimo tempo che andrebbe perso nel leggere saluti vari. Come fare però per non sembrare sgarbati con i colleghi? Basta inviare all’inizio dell’anno una singola mail piena zeppa di saluti, abbracci, ringraziamenti, per far sì che il ricevente abbia una sorta di “scorta emotiva” per tutto l’anno.
La seconda macro categoria di email, come abbiamo detto, è quella che vede come destinatari persone esterne all’azienda o alla società con cui lavorate. In questo caso occorre fare una premessa concettuale: le email spesso sono utilizzate come strumento di comunicazione urgente, ma non è per questa funzione che sono state create. Le mail hanno sostituito il cartaceo, e quindi sono uno strumento di comunicazione veloce, ma non urgente. La differenza è profonda. Se dovete fare una comunicazione urgente conviene quasi sempre chiamare o mandare un messaggio sul cellulare della persona desiderata. In ogni caso distinguete, per il vostro benessere, il canale delle comunicazioni urgenti dal canale delle email per le comunicazioni veloci. Quindi, se dovete mandare velocemente una comunicazione, usate pure l’email, ma fatelo utilizzando un modello di scrittura che sia ragionato e coerente con la società per la quale scrivete.
Nello scorso mese, ad esempio, mi sono trovato a preparare una serie di discorsi con il presidente di una multinazionale che aveva ben due assistenti personali. La prima, più giovane, mi scriveva sempre email molto cordiali dandomi del “lei”, chiamandomi “professore” e usando altre finezze linguistiche; mentre la seconda era molto più sintetica e diretta. Personalmente apprezzo entrambi gli stili di comunicazione, ma non quando provengono dallo stesso ufficio, che evidentemente aveva un problema di allineamento su come interfacciarsi con gli esterni. Una volta fatta notare questa incongruenza al presidente, si è proceduto con un piccolo intervento correttivo. Dopo la formazione si è deciso di adottare il seguente schema: le prime email partite da quell’ufficio erano cordiali e, dopo aver chiesto il permesso di passare un una comunicazione più efficace, diventavano più sintetiche e puntuali.
Sia che si voglia utilizzare un modello cordiale che uno più sintetico, quel che è necessario è utilizzare uno schema preciso nello scrivere email. Che sia di tipo commerciale, ufficiale o di contenuto strettamente tecnico, la modalità con la quale costruire il testo certo cambia, ma è essenziale non improvvisare un modello di scrittura: una volta creatone uno efficace, bisogna tenerlo come base dei successivi testi.
Un modello che personalmente apprezzo e utilizzo, e che reputo di utilizzo trasversale, è quello composto dai seguenti passaggi: sintesi, approfondimento, conclusione. Il vantaggio di questo modello è che si inserisce all’inizio la richiesta che si vuole avanzare senza far perdere troppo tempo al lettore. In seguito si potrà leggere l’approfondimento, che contiene il perché della richiesta, e infine la conclusione, nella quale si chiede una sua risposta.
